Les dossiers électroniques du patient en bref

Qu’est-ce que le DEP ?

Le dossier électronique du patient (DEP) est un répertoire numérique des informations médicales d’un patient qui documente l’ensemble de son parcours de soins en temps réel. Diagnostics, antécédents médicaux, traitements et vaccins, radiographies, résultats de laboratoire et notes cliniques sont mis à jour automatiquement, de sorte que les médecins et différents prestataires de soins disposent des informations les plus récentes lorsqu’ils accèdent au DEP d’un patient.

En quoi les DEP diffèrent-ils des dossiers médicaux électroniques (DME) ? Les DME sont la version numérique d’un dossier papier. Ils contiennent les antécédents médicaux et thérapeutiques du patient dans un établissement de santé. Les dossiers électroniques du patient vont plus loin. Plus que de simples notes d’un seul prestataire de soins, les DEP intègrent également toute une série de fonctionnalités (abordées ci-dessous) et peuvent être partagés entre divers prestataires, comme les laboratoires et les spécialistes. En d’autres termes, les DEP donnent accès à tout l’historique du parcours de santé d’un patient, quels que soient le prestataire, l’établissement, le traitement et la pathologie.

Il existe deux types de systèmes de DEP : les systèmes pour patients hospitalisés et les systèmes pour patients externes. Les systèmes de DEP pour patients hospitalisés sont conçus pour les hôpitaux et mettent l’accent sur l’interopérabilité entre les différents services. En revanche, les systèmes de DEP pour les patients externes sont destinés aux cabinets médicaux de plus petite taille. Parfois appelés DEP ambulatoires, ces systèmes comprennent des fonctionnalités permettant de rationaliser les rendez-vous, les prescriptions et la facturation.

Éléments clés d’un système de DEP

Chaque système de DEP est constitué d’un réseau de modules :

• Les informations de santé du patient : Les systèmes de DEP reposent avant tout sur un dossier numérique détaillé incluant les antécédents médicaux, les diagnostics et les traitements.
• Les systèmes de saisie des ordonnances : Ces systèmes permettent de soumettre électroniquement une ordonnance, que ce soit pour des analyses, des médicaments ou des traitements, ce qui simplifie des flux auparavant complexes.
• Les systèmes d’aide à la décision : Ces systèmes fournissent aux professionnels de la santé des recommandations fondées sur des données probantes et des informations cruciales en cas de besoin.
• Les protocoles de sécurité : Des protocoles d’accès stricts garantissent que les informations relatives au patient sont stockées de manière sûre et confidentielle et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.
• Les outils de communication : Ils facilitent la coordination entre les praticiens, les laboratoires et les pharmacies, et assurent ainsi une approche unifiée des traitements.

Avantages des dossiers électroniques du patient

En permettant aux prestataires de soins de santé d’accéder facilement à des informations exhaustives et actualisées sur les patients, les DEP font gagner beaucoup de temps, temps qui pourrait être consacré à combler les lacunes dans les antécédents des patients et à étudier les effets indésirables d’un traitement. Ces dossiers numériques permettent de prendre des décisions éclairées et d’établir des plans de traitement personnalisés, tout en renforçant l’engagement des patients en leur donnant la possibilité d’accéder à leurs propres données de santé, de communiquer avec leurs prestataires de soins et de participer activement à leurs soins.

Les dossiers électroniques du patient présentent également d’importants avantages sur le plan administratif. La centralisation des dossiers des patients dans un format numérique contribue à réduire la duplication des tâches, diminue le risque d’erreur humaine et permet aux prestataires de coordonner et de fournir plus facilement les meilleurs soins. En outre, au fil du temps, un système de DEP bien géré permet des économies substantielles au travers d’une réduction des dépenses liées au papier, des frais administratifs mais aussi de limiter les risques d’erreurs médicales coûteuses. En rationalisant les flux de travail et en optimisant les ressources, les DEP contribuent à un système de prestation de soins plus pérenne et plus rentable.

Enfin, les DEP peuvent aider les hôpitaux et les prestataires de soins à protéger les données sensibles des patients contre les accès non autorisés ou les violations en appliquant des techniques de cryptage robustes, des contrôles d’accès et des pistes d’audit.

Les défis du déploiement des DEP

Les prestataires de soins de santé sont amenés à relever des défis considérables lors de la mise en œuvre d’un système de DEP au sein d’une clinique ou d’un hôpital :

• Failles de sécurité : Le cryptage et la cybersécurité offrent des protections sophistiquées pour garantir la confidentialité des DEP. Cependant, ces dossiers numériques présentent toujours un risque de violation des données. Les prestataires de soins doivent donc s’assurer que, lors de la transition des méthodes traditionnelles de tenue des dossiers vers les DEP, il convient d’adopter des mesures de sécurité adéquates et conformes, afin que les patients puissent poursuivre leur parcours de soins en toute confiance.
• Limites du stockage des données : Les systèmes de stockage numérique doivent être suffisamment robustes et évolutifs pour accueillir de grands volumes de données relatives aux patients. Or, respecter ces exigences tout en assurant l’accessibilité et l’intégrité des données peut s’avérer un défi de taille dans le cadre du processus de transition.
• Incohérences des données : Comme pour toute technologie, le risque d’erreur n’est pas exclu. Les incohérences dans les dossiers des patients peuvent résulter d’erreurs de saisie manuelle, d’informations obsolètes ou de divergences dans les normes de codage. Il convient de traiter et de rectifier les erreurs afin de préserver l’intégrité et l’exactitude des données relatives aux patients et de s’assurer que les prestataires de soins de santé ont accès à des données fiables en temps voulu pour la prise de décisions sur le plan clinique.
• Interopérabilité : Les prestataires de soins de santé peuvent utiliser différents logiciels de DEP qui ne communiquent pas ou ne partagent pas les données de manière transparente. Cela peut affecter la qualité soins prodigués aux patients.
• Coût : La mise en œuvre des DEP exige un investissement financier important, notamment pour l’acquisition de logiciels de DEP, la mise à jour des équipements, la formation et la maintenance en continu. Ces coûts pèsent particulièrement sur les petits cabinets. 
• Formation et soutien : La transition vers un système de DEP exige des prestataires de soins et du personnel l’acquisition de nouvelles compétences et l’adaptation à des technologies qui leur sont peu familières. Une formation approfondie, ainsi qu’un soutien après la mise en œuvre sont indispensables pour assurer la parfaite maîtrise des DEP.

La transition vers les DEP

Les prestataires de soins qui souhaitent passer aux dossiers électroniques du patient peuvent surmonter ces difficultés de diverses façons. Tout d’abord, en planifiant à l’avance. Après une évaluation approfondie des besoins, des flux de travail et des objectifs propres à l’organisation concernée, les prestataires seront en mesure de sélectionner le système de DEP adéquat. La première étape consiste à évaluer les différents fournisseurs sur la base de facteurs tels que les fonctionnalités, la facilité d’utilisation, l’interopérabilité et l’évolutivité.

Une fois le système sélectionné, un plan de mise en œuvre détaillé précisant les délais, les étapes et les exigences permettra d’assurer un déploiement sans heurts. Parallèlement, il importe également de prendre en compte des facteurs tels que le budget, la formation du personnel, la migration des données et l’évolution potentielle du flux de travail. En planifiant à l’avance, les fournisseurs peuvent anticiper les défis et atténuer les risques, et assurer ainsi une transition sans accroc.

Une fois ces deux obstacles surmontés, il convient de communiquer les changements à venir au personnel – le plus tôt sera le mieux. Il est indispensable de recueillir les observations relatives à la facilité d’utilisation et à l’expérience utilisateur tout au long du processus de transition, afin que les points problématiques puissent être traités dès le début. Investir dans la formation du personnel renforcera la confiance des utilisateurs, limitera les réticences au changement et permettra de s’assurer que le nouveau système profite à la fois aux patients et aux praticiens.

Enfin, il est primordial de communiquer avec les principaux intéressés, à savoir les patients. Une communication ouverte et transparente est essentielle tout au long de la transition vers les DEP. En informant les patients sur les avantages des dossiers électroniques du patient et en répondant à toutes leurs préoccupations concernant la confidentialité, la sécurité ou les changements dans l’expérience de la prestation de soins, vous instaurerez la confiance, réduirez l’anxiété et encouragerez l’engagement dans l’utilisation des DEP.

Le recours aux normes pour une transition en douceur

La réussite de la phase d’essai, de l’adoption et de la mise en œuvre des DEP repose sur la collaboration entre professionnels de la santé, patients et décideurs politiques. Les Normes internationales contribuent à faciliter cette collaboration. Ainsi, la norme ISO 13606, élaborée par un groupe d’experts internationaux, contribue à faciliter l’échange sécurisé et transparent de données de santé entre différents systèmes de DEP ou entre un système et un référentiel de données centralisé. Ces normes participent à l’interopérabilité, aident à rationaliser l’échange de données et à préserver la confidentialité et l’intégrité des données relatives à la santé des patients.

• ISO 13606-1 Communication du dossier de santé informatisé – Partie 1: Modèle de référence

  ISO 13131 Services de télésanté – Lignes directrices pour la planification de la qualité

L’avenir des soins de santé

Si la transition des dossiers papier vers un système de DEP présente certains défis, les avantages sont indéniables. Le déploiement d’un système de DEP est une étape clé dans la modernisation des soins de santé. Ces dossiers numériques offrent en effet une vue d’ensemble du parcours de santé d’un patient, ce qui se traduit par de meilleurs résultats pour le patient, des processus rationalisés et des économies à long terme. À mesure que la technologie progresse, les DEP continueront d’évoluer et de façonner l’avenir des soins de santé ainsi que les interactions entre patients et prestataires de soins.